La location est prête et le vacancier de son côté se prépare à passer d’excellentes vacances dans votre hébergement.
Pour faciliter la prise de contact et organiser l’arrivée et l’accueil, le Service réservation vous donne quelques conseils !
📞 Avant leur séjour, les clients cherchent à vous joindre.
Que ce soit pour poser une question, confirmer un détail ou simplement faire connaissance, un appel ou un message peut suffire à les rassurer.
👉 Un accueil chaleureux commence souvent avant même leur arrivée.
Votre disponibilité et votre écoute font toute la différence pour qu’ils se sentent attendus et bienvenus.
🎯 Pensez à consulter régulièrement vos appels manqués et messages vocaux – c’est parfois là qu’un futur avis 5 étoiles se joue !
Ce que fait l’Agence Gites de France® Finistère
Au paiement du solde le client reçoit les coordonnées du propriétaire en PJ de l’email de confirmation du solde.
Est aussi indiqué l’accès au Carnet de voyage (qui est mis également dans l’accusé de règlement de l’acompte).
5 jours avant le début de séjour, le client reçoit un SMS l’invitant à appeler le propriétaire (le nom et le n° de téléphone du propriétaire figure dans le sms).
Ce qu’il vous reste à faire
Prendre contact avec le client dans la semaine avant son arrivée.
Le propriétaire trouve les coordonnées du client dans la confirmation de réservation et dans son bureau propriétaire.
Des exemples de mails.
Astuce
Si vos clients ne vous ont pas contacté la veille, pensez à leur passer un coup de fil !
Questions-Réponses
“Je ne réponds pas aux numéros inconnus car ce sont des spams !“
Si ça peut s’entendre, c’est une très mauvaise idée pour la relation avec la clientèle.
Le client a besoin de vous appeler pour obtenir des informations et convenir avec vous du RDV d’arrivée.
Ne pas répondre est un mauvais signal de la relation.
Il est préférable de répondre à tous les appels quitte à raccrocher immédiatement si c’est un appel malveillant.
“Le client ne m’a pas appelé ?”
Il arrive que le client n’appelle pas. Il vous appartient alors de le contacter.
